Насладете се на лукса на персонализиран софтуер. Това може да ви спести значителна сума пари.

Вашият SaaS абонамент струва ли ви повече, отколкото би трябвало? Научете как персонализираният софтуер, задвижван от изкуствен интелект, може да намали ИТ разходите, да елиминира ненужните функции и да даде на бизнеса ви пълен контрол.

Днес много компании редовно плащат за цялостни SaaS платформи за управление на взаимоотношенията с клиенти, човешките ресурси, счетоводството, логистиката, вътрешните операции и много други ежедневни бизнес процеси. Това, което те често не осъзнават, е, че тези услуги могат да бъдат съобразени прецизно с техните собствени нужди – и то за част от цената на стандартизираните решения, за които плащат в момента.

Каквото и да трябва да постигнат днес фирмите с помощта на компютри и софтуер, обикновено имат на разположение широк спектър от инструменти – от прости приложения до сложни ИТ-екосистеми. Сред най-популярните и широко възприети решения е SaaS (Софтуер като услуга), модел, при който компаниите плащат постоянен абонамент за конкретна услуга, обикновено предоставяна чрез онлайн среда.

Първоначално SaaS инструментите са изключително привлекателни, защото отговарят на общи бизнес нужди. С течение на времето обаче техните ограничения често стават очевидни. Най-големият проблем не е самата абонаментна такса, а нарастващата разлика между това, за което компаниите плащат, и това, което всъщност използват.

Това е често срещан модел в много организации. Една компания приема SaaS решение, но скоро открива, че плаща за цял набор от възможности, модули и потребителски роли, които нейните служители или използват само от време на време, или изобщо не използват.

Въпреки значителните абонаментни разходи, много важни дейности все още се извършват извън системата. Данните продължават да се поддържат в Excel, одобренията се обработват по имейл, отчетите се съставят ръчно, а критичните бизнес процеси зависят от служители, работещи около приложението, а не чрез него.

В действителност повечето организации не разчитат само на едно или две SaaS приложения – те често използват десетки. Това не винаги са стратегически корпоративни платформи като ERP или големи CRM системи, а по-скоро по-малки инструменти за одобрения, управление на активи, резервации на зали, репорти, записи от обучения или вътрешни работни потоци. Именно тук разликата между абонаментните разходи и реалната бизнес стойност често е най-голяма. Компаниите плащат за тези услуги всеки месец, докато служителите използват само малка част от функциите, които те предлагат.

В този момент ключовият въпрос вече не е дали е възможно да се договори по-добра цена при подновяването на абонамента. По-важното е дали все още има смисъл да се продължава плащатето за система, която е обширна, скъпа и дори не отразява адекватно начина, по който бизнесът всъщност функционира.

Един от начините да се освободите от тази зависимост и да използвате само функционалностите, които бизнесът наистина изисква, е да инвестирате в решение, разработено по поръчка. Възходът на изкуствения интелект създаде възможност да се преосмисли дали е по-разумно да се продължи наемането на все по-сложна SaaS платформа или да се инвестира в приложение, проектирано специално според собствените изисквания на компанията. Докато софтуерът по поръчка преди означаваше значително по-високи разходи, изкуственият интелект фундаментално промени това уравнение.

Чрез партньорството си с Shockworks, Forscope вече предлага персонализирани софтуерни решения, за само част от цената на сходни SaaS продукти. Разработката се ускорява от изкуствен интелект, като същевременно остава под строгия надзор на опитни ИТ специалисти, които гарантират сигурността и целостта на данните. В резултат на това разработката на софтуер по поръчка става забележително бързо и рентабилно. Също толкова важно е, че клиентът притежава лиценза изцяло, вместо да се налага да подновява абонаментите си за неопределено време. Дори след отчитане на разходите за разработка и текуща поддръжка, компаниите обикновено намаляват общите си разходи за софтуер със 70–80% за период от три до пет години.

Кога едно персонализирано решение има смисъл?

Най-подходящото време да се запитате дали все още има стратегически смисъл да продължите да използвате конкретно SaaS решение е, когато наближава подновяването на абонамента. Няколко предупредителни знака могат да покажат, че софтуерът вече не предоставя стойността, която вашата организация очаква:

– Вашата компания харчи хиляди евро всяка година за инструмент, който само малко на брой служители всъщност използват.

– Вашата организация използва по-малко от половината от наличните функционалности.

– Често се улавяте да казвате: „Само ако ни позволяваше да добавим тази функция...“

– Части от процеса все още се управляват извън приложението.

– Плащате допълнителна такса за всеки нов потребител.

Как се изгражда софтуер по поръчка

Гореизложеното не означава, че всяко SaaS решение е лош избор или трябва да бъде заменено. Няма голяма полза от замяната на софтуер, който е рентабилен, напълно използван и продължава да отговаря на нуждите на организацията.

По същия начин обикновено няма голям смисъл да се заменят широкомащабни платформи като Microsoft 365, Salesforce, SAP или други корпоративни екосистеми, които предлагат стотици функции и изискват непрекъснато дългосрочно развитие.

Следователно истинският въпрос не е дали да се замени SaaS като концепция, а дали конкретното решение продължава да предоставя достатъчна стойност, за да оправдае разходите си.

При проектирането на решение по поръчка целта не е да се изгради изцяло нова система от нулата или да се създаде друга универсална платформа. Вместо това съществуващият инструмент е разделен на три прости категории:

– Какво е съществено и трябва да се запази?

– Какво е ненужно и може да бъде премахнато, без да се засягат бизнес процесите?

– Какво липсва и трябва да се добави?

Този подход „Запази – Премахни – Добави“ е особено ефективен, защото надгражда софтуер, който служителите вече познават и използват. Основната функционалност и познатите работни потоци остават, ненужните функции изчезват, а процесите, които служителите преди това са обработвали извън системата, стават напълно интегрирани.

Резултатът не е по-малка версия на корпоративна платформа, а софтуер, изграден около собствените процеси на организацията, вместо да изисква от служителите да се адаптират към предварително дефинирани работни потоци.

На практика организациите рядко заменят основни корпоративни системи. Вместо това те най-често заменят по-малки вътрешни приложения като системи за одобрение на документи, инструменти за управление на активи, системи за резервация на заседателни зали или превозни средства, формуляри за help desk, вътрешни CRM приложения за търговските екипи, табла за проекти, инструменти за отчитане, системи за управление на обучения, прости HR приложения или клиентски портали. Именно това са областите, където разликата между разходите за SaaS абонамент и действителната бизнес стойност често е най-голяма.

Истинската цена се измерва във времето

Най-честият аргумент срещу персонализирания софтуер винаги е бил предположението, че разработването на приложение по поръчка е прекалено скъпо. В действителност компаниите често сравняват две фундаментално различни инвестиции: еднократната цена за разработване на персонализирано приложение срещу абонамент за SaaS решение само за една година.

Абонаментните такси са само част от общите разходи, организациите също трябва да вземат предвид допълнителни разходи, които често се пренебрегват при оценката на SaaS решения. Те включват лицензи за нови служители, интеграции, обучения, времето, прекарано в заобикаляне на системни ограничения, и допълнителната работа, която SaaS платформата тихо прехвърля върху потребителите. Ето защо сравняването само на абонаментните такси може да бъде подвеждащо. Истинското сравнение винаги трябва да се основава на общите оперативни разходи във времето.

Истинските спестявания стават очевидни само при сравняване на Общата цена на притежание (Total Cost of Ownership (TCO)) за период от пет години.

Един проект на Forscope илюстрира това добре. Клиентът е плащал 60 000 евро годишно за SaaS решение. За приблизително същата сума Forscope разработи персонализирано приложение като еднократна инвестиция. Текущата експлоатация и поддръжка след това възлизат само на една пета от първоначалната годишна абонаментна цена. За пет години SaaS решението би струвало на клиента 300 000 евро, докато решението по поръчка струва общо само 108 000 евро.

Друг пример идва от средно голяма компания, използваща SaaS приложение за управление на вътрешни заявки. Годишният абонамент струва приблизително 18 000 евро, въпреки че служителите използват само около една трета от наличната функционалност. Работните процеси за одобрение все още разчитат на имейл, докато отчитането се подготвя ръчно в Excel.

Анализът разкри, че организацията се нуждае само от ограничен набор от възможности: няколко формуляра, работен процес за одобрение, преглед на задачите и основно отчитане. Решението беше персонализирано уеб приложение, проектирано специално според тези изисквания.

В резултат на това повтарящите се лицензионни такси бяха елиминирани, служителите вече не трябваше да прехвърлят данни между множество системи, а компанията получи софтуер, който може да се развива според собствените си бизнес нужди. Също така се елиминира повтарящия се въпрос кои служители наистина се нуждаят от достъп и дали си струва да се плаща за допълнителни потребителски лицензи. Тъй като лицензът стана собственост на компанията, достъп може да бъде предоставен на всеки, без допълнителни абонаментни разходи.

Бърза разработка без обичайните притеснения

Друга причина компаниите традиционно да избягват персонализирания софтуер е убеждението, че проектите за разработка отнемат твърде много време и включват значителен риск.

Замяната на съществуващо SaaS приложение обаче е фундаментално различна.

Разработката не започва от нулата. Текущата система вече разкрива основните бизнес процеси, потребителските роли, таблата за управление и структурите от данни. Също толкова важно е, че показва какво служителите наистина използват, какво игнорират и каква допълнителна функционалност им е необходима, но в момента липсва.

В разработката, подпомагана от изкуствен интелект, увеличението на скоростта може да се сравни със замяната на ръчен трион с верижен трион.

Според опита на Forscope и Shockworks, след като бизнес изискванията са правилно картографирани, напълно функционално, изработено по поръчка решение често може да бъде доставено в рамките на три месеца.

В резултат на това изборът на персонализирано решение вече не трябва да се разглежда като многогодишна програма за цифрова трансформация. В много случаи това е просто прагматична замяна на едно прекалено голямо приложение с друго, което е по-малко, по-фокусирано и по-добре съобразено с действителните нужди на организацията.

Какво представлява моделът SaaS?

Абонаментният модел (Software as a Service, или SaaS) стана популярен по простата причина: компаниите не трябваше да правят голяма първоначална инвестиция, софтуерът можеше да бъде внедрен бързо, а доставчикът беше отговорен за актуализациите и текущата работа. В резултат на това SaaS бързо се превърна в предпочитан начин за поддържане на безброй бизнес процеси, от CRM и HR до отчети и работни процеси за одобрение.

Въпреки това, това, което първоначално изглежда като прост и ефективен оперативен модел, след няколко години често се превръща в разход, който никой активно не управлява. Разходите се увеличават с всеки допълнителен потребител, всеки допълнителен модул, всяко по-високо ниво на абонамент и всяко подновяване на договора. И въпреки това, тези увеличения рядко привличат голямо внимание, защото не идват като една голяма инвестиция, а по-скоро като повтарящи се плащания, които постепенно стават част от рутинните разходи на компанията.