Скрити съкровища и потенциал за спестяване на разходи се крият в неизползвания софтуер

Много компании се опитват да намалят разходите, но пренебрегват стойността, заключена в неизползваните софтуерни лицензи. Тъй като разходите за облачни услуги и абонаменти нарастват, тези лицензи могат да освободят бюджет или да намалят бъдещите IT разходи. Това, което често изглежда остаряло, все още е прехвърляем актив с реална финансова стойност.

Днес едва ли има компания, която да не се стреми към намаляване на разходите, като същевременно осигурява средства за по-нататъшно развитие и инвестиции. И все пак малцина осъзнават потенциала, скрит в неизползваните софтуерни лицензи. По-голямата информираност за този потенциал би могла да бъде от полза за много компании; това обаче е сложен въпрос. Ето защо решихме да подготвим цяла поредица, посветена на тази тема.

През последните години повечето компании са подложени на натиск от големи промени, предизвикани от значителни измествания във веригите за доставки и търсене – независимо дали са причинени от пандемията, международни конфликти, усилия за устойчивост, екологична отговорност и по-висока ефективност, или, не на последно място, нарастващи изисквания на клиентите. Всички тези влияния допълнително засилват и ускоряват вече преобладаващите тенденции на роботизация и дигитализация, движени от стремежа за внедряване на Индустрия 4.0.

Нито една от горепосочените тенденции не може да бъде осъществена без подкрепата на информационните и комуникационните технологии (ИКТ). Инвестициите в този сегмент следователно непрекъснато нарастват, допълнително подсилени от необходимостта да се осигури защита срещу киберзаплахи.

Преди време известна степен на инвестиционни спестявания беше донесена от възхода на феномена, известен като облак. От гледна точка на доставчиците на софтуер, това означаваше по-голяма сигурност на повтарящите се приходи, тъй като до появата на тази тенденция те трябваше многократно да убеждават клиентите да купуват нови версии, докато абонаментното ползване им осигурява почти гарантиран годишен доход. От гледна точка на потребителите, преходът към софтуер като услуга (SaaS) беше – и в много случаи все още е – изгоден. Той не изисква масивни първоначални инвестиции, много по-предвидим е от счетоводна гледна точка и позволява по-лесно коригиране на броя на лицензите при промяна на размера на компанията, независимо дали чрез растеж или намаляване.

Въпреки това, отчасти поради възхода на друг феномен, който наричаме изкуствен интелект (AI), разходите за изграждане на центрове за данни и свързаната инфраструктура, включително енергийната инфраструктура, също нарастват. Ръка за ръка с това идва постепенно, но стабилно покачване на цените на онлайн услугите. Много компании започват да осъзнават, че в дългосрочен план облачните услуги може да не са рентабилни за тях. С други думи, разходите за софтуер, предоставян като услуга, отдавна са надхвърлили общата инвестиция, която би била необходима за локален („вътрешен“) софтуер и хардуер, които все още биха били достатъчни дори след много години. Продължаващите абонаментни плащания следователно представляват ненужна тежест за тях. Но как могат да намерят изход?

Скрито съкровище се крие в неизползвания софтуер

На първо място, трябва да се каже, че тази статия – и поредицата, която ще последва – не е насочена срещу облачните услуги. За много компании или специфични области на тяхната дейност облакът е отличен инструмент. Безспорно е оценен от стартъпи, които могат да растат много по-лесно и бързо благодарение на него, както и от компании, които често се сблъскват с пазарни колебания и трябва да реагират чрез коригиране на нивата на персонала.

Ще разгледаме тази перспектива по-подробно по-късно, за да улесним ориентацията ви. Засега е достатъчно да се каже, че така нареченият хибриден модел е изгоден за повечето компании – което означава, че за тях е по-подходящо да притежават и управляват някои лицензи, докато други да наемат.

Във всеки случай, дори компании, за които преходът към облака е ясно изплатен – а такива има много – обикновено не са решили въпроса какво да правят с оригиналните си лицензи. По същия начин много лицензи стоят неизползвани на неизползвани, повредени или напълно изведени от експлоатация компютри и сървъри. Много лицензи също остават неизползвани поради съкращения на работната сила. И честно казано, можете ли да кажете със сигурност, че вашата компания няма софтуер, който вече не се използва, въпреки че все още е напълно функционален и друга компания лесно би могла да го използва още много години? Повечето компании нямат представа какъв процент от такива лицензи притежават, каква стойност се крие в тях или дори къде точно се намира тази стойност.

Много компании търсят начини да намалят разходите и да осигурят средства за необходими инвестиции, като същевременно често пренебрегват потенциала, скрит в техните неизползвани софтуерни лицензи. Говорим конкретно за така наречените безсрочни лицензи. Много компании са ги закупили като еднократна инвестиция в миналото, но вече не ги използват днес, защото са преминали към абонаментни модели или облачни решения.

Якуб Шулак, основател и изпълнителен директор на Forscope

Според неговите оценки, неизползваният софтуер само в чешката индустрия представлява най-малко милиарди чешки крони като стойност. Тези лицензи все още запазват своята стойност и могат да бъдат продадени. Обикновено това са актуални версии на софтуер или най-много едно или две предишни поколения (например Microsoft Office версии 2024, 2021 и 2019). Естествено, това не се отнася за лицензи, обозначени като OEM (Original Equipment Manufacturer), които се продават на намалена цена заедно с хардуер, считат се за неразделна част от него и следователно не са прехвърляеми. От бизнес гледна точка също така обикновено не си струва да се занимавате със стандартни лицензи за търговия на дребно (FPP – Full Packaged Product), тъй като те не могат да бъдат ефективно управлявани в по-големи организации.

От гледна точка на софтуерните брокери – компании, способни да закупуват неизползван софтуер и да го предлагат там, където все още може да служи добре – основният потенциал за скрити финансови резерви се крие в продукти от големи софтуерни доставчици (така наречените Tier 1 или Level One доставчици) като Microsoft, VMware, Oracle, Autodesk или Adobe, където има силен пазар както за покупка, така и за продажба. От друга страна, не си струва да се фокусират върху местни или прекалено специализирани програми, нито върху софтуер, който изисква постоянни актуализации (като счетоводни системи), където по-старите версии бързо губят актуалност.

Софтуер от местни доставчици или софтуер с тясно специфични локализации е труден за продажба поради ограничения целеви пазар. В резултат на това е малко вероятно брокер да е готов да закупи такива продукти на атрактивна цена – ако изобщо.

Преодоляване на бариери: митове и реалност на препродажбата на софтуер

Защо тогава компаниите не продават неизползвания си софтуер? Има три основни причини:

Митът за законността

Най-често срещаното притеснение е, че продажбата на вторичен софтуер е незаконна или противоречи на договорите с големи доставчици. Това е невярно. Европейският съд постанови преди години, че препродажбата на вторични лицензи е законна, а договорните клаузи, забраняващи я, са невалидни, тъй като противоречат на закона.

Правната основа за тази практика беше установена от Съда на Европейския съюз (СЕС) по делото UsedSoft срещу Oracle (C – 128/11), което потвърди, че софтуерът може да бъде препродаден при определени условия след първоначалната му продажба. Това решение се прилага пряко на целия пазар на ЕС, включително чешкия и словашкия пазар, и осигурява на организациите правна сигурност, когато транзакциите се извършват прозрачно и с подходяща документация.

„Дори Microsoft е премахнал такива клаузи от договорите си. Въпреки че все още могат да се появят в по-стари договори (на 8–10 години), те не са правно приложими“, добавя Якуб Шулак относно този упорит мит. Компаниите често запазват тази остаряла информация, което им пречи да отключат потенциала на своите валидни лицензи.

Лицензионен хаос

Както бе споменато по-горе, много компании също се борят с липсата на видимост по отношение на собствените си лицензи. Те не знаят кои лицензи всъщност използват, кои са излишни и кои са прекомерно използвани. Изпълнителният директор на Forscope предупреждава:

Тази „бъркотия“ не само представлява риск от санкции по време на одит, но и пречи на идентифицирането на излишен софтуер с потенциал за продажба.

И все пак има специализирани инструменти за управление на софтуерни активи.

Страх от сложността на процеса

Продажбата на софтуер може да изглежда като сложен и взискателен процес. В действителност, ако една компания има поне частичен преглед, по-голямата част от работата се извършва от специализиран брокер. Шулак уверява:

Може да се сравни с търговията с акции – никой не търгува директно, а чрез брокер или борса, за да опрости целия процес. Брокерът казва на продаващата страна точно кои документи са необходими и извършва подробна правна проверка, често на три нива, за да осигури 100% законност и коректност на доставените лицензи,

Практически аспекти на продажбата и покупката на софтуер

Друга причина, поради която компаниите не продават „използван“ софтуер, е, че те все още използват част от лицензите си и не осъзнават, че е възможно да се продаде само част от набор от лицензи. Тази опция също е подкрепена от решения на Европейския съд.

Компаниите, които обмислят закупуване на „втора ръка“ софтуер, от друга страна, често се страхуват да купуват от множество източници или че брокер може да им продаде софтуер, сглобен от лицензи, произхождащи от различни източници. Попитахме г-н Шулак и за това. Неговият отговор беше следният:

Да, ако купувачът се нуждае от голям брой лицензи (напр. 2000), те могат да произхождат от два или три различни източника. Това обаче не е усложнение за купувача. Брокерът гарантира, че цялата информация и лицензи са достъпни в един портал. Винаги има само един инсталационен файл (защото софтуерът е същият), а що се отнася до ключовете за обемни лицензи, самият Microsoft позволява използването на един ключ за всички лицензи, дори ако те произхождат от множество договори. Купувачът получава правна документация, доказваща законността от всички източници, но това не усложнява IT управлението – в случай на одит, те просто представят множество комплекти документи.

Както може да се види, както продажбата, така и покупката на вторичен софтуер крият значителен потенциал. Много компании имат милиони, съхранявани в неизползвани лицензи, докато други биха могли да спестят милиони, като ги закупят. Тъй като вече използвахме толкова много модерни термини, за да опишем текущите тенденции, е трудно да не наречем описания тук процес софтуерно рециклиране.

Имате ли въпроси след прочитането на тази статия? Обмисляте ли дали е по-добре за вас да използвате софтуер като услуга или да притежавате лицензи? Наистина ли твърденията на г-н Шулак са валидни или има някаква уловка? Какво казват адвокатите? Ами доставчиците на софтуер, които без съмнение губят част от приходите си, когато неизползваните лицензи се връщат в обращение? Ами сигурността?

На всички тези въпроси – и на много други, като например дали възможността за безопасно използване на остаряващия Windows 10 наистина приключва и дали няма алтернатива освен мигриране към нова версия – ще бъде отговорено в отделните части на последващата поредица. Ще я срещате в Technický týdeník поне през тази година. Прочетете оригиналната статия тук.